image credit unsplash
สวัสดีครับยินดีต้อนรับสู่ leaderwings.co เว็บไซต์ที่จะเคียงข้างในการทำธุรกิจของคุณตามสโลแกน “ติดปีกผู้นำ พาทำธุรกิจ”
สำหรับวันนี้ผมจะมาแนะนำให้ทุกท่านรู้จักและสร้างช่องทางในการสื่อสารภายในองค์กรหรือที่เรารู้จักในภาษาฝรั่งเท่ห์ ๆ ว่า Internal Communication หรือ Internal Comm. โดยอีกหนึ่งช่องทางที่จะขอแนะนำคือ LINE@ เพราะสร้างง่าย จัดการง่าย ต้นทุนต่ำและที่สำคัญสื่อสารกันได้ง่ายเพราะส่วนใหญ่ก็เล่นไลน์กันอยู่แล้ว ส่วนตัวผมคิดว่าใช้ง่ายและสะดวกที่สุดในประเทศไทย ณ ตอนนี้
“นิยามสั้น ๆ ของ Internal Comm. คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารให้พนักงานทุกคนในองค์กรได้รับรู้”
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้นผมจะยกตัวอย่างคร่าว ๆ ที่หลาย ๆ องค์กรมักจะทำกัน ซึ่งคุณเองก็อาจจะเคยเห็น เช่น วารสารประจำเดือน, การแจ้งข่าวสารทาง Email, เว็ปไซต์ภายในของบริษัท, จอทีวีหน้าลิฟ, บอร์ดติดประกาศ, เสียงประชาสัมพันธ์และSMS เป็นต้น
พอเห็นภาพแล้วใช่ไหมครับ นั่นแหล่ะครับสิ่งเหล่านั้นคือ การทำ Internal Comm. ที่คุ้นเคยกัน ซึ่งในองค์กรใหญ่ ๆ จะมีการตั้งแผนก Internal Communication Center เพื่อมาดูแลเรื่องนี้โดยเฉพาะกันเลยทีเดียว ^^
แต่ตัวอย่างที่ผมยกไปในข้างต้นนั้น บางอย่างมีต้นทุนในการทำพอสมควรและไม่ตอบโจทย์การสื่อสารภายในองค์กรได้มากนัก ซึ่งผมจะขออธิบายตามที่เคยพบเจอมา ดังนี้
- วารสารประจำเดือน
ข้อดีคือ จับต้องได้ แสดงภาพได้ใหญ่
ข้อเสียคือ ใช้เวลาทำนาน ทั้งรวบรวมข้อมูล ทั้งออกแบบ สั่งผลิตนาน ค่าผลิตแพง ลำบากในการแจก คนได้รับอ่าน ๆแล้วก็ทิ้งเพราะไม่รู้จะเก็บไว้ทำไม แย่กว่านั้นคือบางคนก็ไม่อ่าน - Email
ข้อดีคือ ประหยัดมากครับ ส่งได้ตลอดเวลา ใส่ข้อมูลเยอะ ๆได้สบาย
แต่ปัญหาทีมีก็เช่น ผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลช้าหน่อย เพราะถ้าไม่จำเป็นเราก็ไม่เข้าไปใช้ Email และพอเข้าไปเจอEmailข่าวสาร มันเลยดูไม่มีความสำคัญเมื่อเทียบกับอีเมลสั่งแก้งานของหัวหน้า 555 คนเลยไม่เข้าไปอ่านกันและพลาดข้อมูลข่าวสารไป - บอร์ดติดประกาศ
ข้อดีคือ ง่ายกับผู้ส่งสารครับเอาไปแปะจบ แต่ก็จบแค่นั้นครับเพราะคนส่วนใหญ่ก็เดินผ่านไม่อ่านกัน
ดังนั้น ผมเลยอยากแนะนำให้รู้จักและลองใช้ช่องทางการสื่อสารภายในผ่าน Line@ กันครับ ซึ่งสืบเนื่องมาจากการที่ผมได้ดู DVD การทำการตลาดผ่าน Line@ ของคุณเจล ที่ได้พูดถึงการใช้ Line@ ในการสร้างการตลาดออนไลน์และบริหารจัดการการสื่อสารกับลูกค้า ผมเลยเกิดไอเดียว่า LINE@ ก็เหมาะกับการมาปรับใช้เพื่อ สื่อสารกับลูกค้าในองค์กรซึ่งก็คือพนักงาน ได้เช่นกัน ^^
ซึ่งข้อดีของการใช้ LINE@ เป็นช่องทางหลักในการสื่อสารภายในองค์กรคือ
1.สื่อสารและเข้าถึงง่าย
เพราะคนไทยส่วนใหญ่ก็ใช้ Line กันได้ตลอดเวลาและใช้เพื่อติดต่อกับคนรอบข้างอยู่แล้ว ดังนั้นเราก็จะเข้าไปเป็นเพื่อนของเขาอีกคนทำให้ข่าวสารของเราเข้าถึงพนักงานในองค์กรได้ง่ายขึ้นมาก สามารถส่งข้อความเป็นรายบุคคล หรือแบบ ส่งข้อความให้ทุกคนด้วยการกดส่งครั้งเดียว โดยสามารถตั้งเวลาส่งล่วงหน้าได้ด้วย เรียกว่าวิธีการ “Broadcast”
2.ส่งข้อความหรือรูปภาพ ได้รวดเร็ว
ความเร็วสำคัญมาก บางครั้งการพิมพ์ใส่กระดาษคงช้าไปแล้วในสมัยนี้ Line@ ช่วยให้คุณส่งข้อมูลได้เร็วและประหยัดให้คุณได้เยอะมาก คุณสามารถยกเลิกการสื่อสารภายในเก่า ๆ บางอย่างแล้วเอางบนั้นไปทำอย่างอื่นได้อีก ผมแนะนำให้เอางบไปซื้อทองมาเล่นเกมแจกพนักงานยังได้เลยครับ ^_^
3.ต้นทุนต่ำ
สำหรับค่าใช้บริการ Line@ นั้นขึ้นอยู่กับจำนวนข้อความที่ส่งต่อเดือน ผมแบ่งเป็น 2 แบบดังนี้ครับ
- แบบฟรี : ส่งข้อความ Broadcast ได้ 1,000 ข้อความต่อเดือน + แชทส่วนบุคคลไม่จำกัด + โพสหน้ากระดานไม่จำกัด
- แบบจ่ายค่าบริการ : จ่ายค่าบริการ 24.99$/เดือน (ประมาณ 800 บาท) ก็จะเพิ่มความสามารถจากแบบฟรีตรงที่ส่งข้อความ Broadcast ได้ถึง 50,000 ข้อความต่อเดือน (ถ้าเกินคิด 0.20 บาท/ข้อความ)ถ้าใช้ในองค์กรที่ไม่ใหญ่มากก็ไม่น่าจะเกิน 50,000 ข้อความต่อเดือนครับผม และที่สำคัญหากซื้อแพคเกจช่วงนี้ LINE จะให้ใช้ Broadcast ไม่อั้น ฟรี!! ไปจนถึง เดือนมีนาคม 2559 ครับ
สามารถดูความสามารถของ LINE@ เพิ่มเติมได้ที่นี่ครับ http://at.line.me/th/feature
ส่วนข้อเสีย ถ้าหากนำ LINE@มาทำ Internal Comm. นั้น ที่ผมมองเห็นก็พอมีบ้างเล็กน้อยดังนี้
1.คนนอกองค์กรมีโอกาสเพิ่มเพื่อนเราได้
แต่ผมมองว่าปัญหานี้อาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อยเพราะว่าข่าวสารข้อมูลที่เราใช้สื่อสารภายในองค์กรมักเป็นเรื่องสาธารณะอยู่แล้วเพียงแต่มันจะสำคัญกับคนในองค์กรมากกว่าเท่านั้นเอง เช่น มีกิจกรรมเล่นแจกของภายในเพื่อสร้าง Engagement คนที่เล่นได้ก็มีเพียงพนักงานในองค์กรเท่านั้น ดังนั้น การที่คนนอกเพิ่มเพื่อนเราได้จึงไม่น่าเป็นห่วงเลยครับผม
2.คนในองค์กรอาจจะกดบล๊อคข้อความเราได้
แน่นอนครับถ้าหากเราส่งข้อความบ่อยเกินไปและข้อความนั้นไม่ได้น่าสนใจเอาซะเลย ก็อาจจะไปสร้างความรำคาญได้ ดังนั้นวิธีป้องกันการเกิดเหตุการณ์นี้ที่ผมจะแนะนำก็คือ
- ส่ง Broadcast เฉพาะข่าวสำคัญ วันละ 2-3 ครั้งพอ
- จัดกิจกรรมแจกของโดยร่วมสนุกผ่าน LINE@
- ใช้ช่องทางอื่นที่ควบคู่ด้วยบ้างเช่น Email เท่านี้ก็ไม่น่าจะมีใครในองค์กรบล๊อคเราละครับ ^^
3.อาจจะมีคนแชทมาเยอะจนตอบกลับได้ไม่ทัน
การสื่อสารมีทั้งขาไปขากลับ เป็นไปได้ว่าจะมีคนทักแชทมาปรึกษาคุณในเรื่องต่าง ๆ มากมาย ดังนั้นคุณอาจจะต้องเหนื่อยในช่วงแรกที่จะหาคำตอบให้ทุกคน แต่มันจะง่ายขึ้นภายหลังเมื่อคุณเก็บคำถามคำตอบได้มากพอ เพราะคนส่วนใหญ่ก็มักจะมาถามอะไรคล้ายๆกันคุณก็ก๊อปปี้วางเลยครับ และอีกอย่าง LINE@ เพิ่มคนเข้ามาดูแลได้อีก ดังนั้นมอบหมายให้คนอื่นดูแลแทนคุณก็ได้
สำหรับข้อดีข้อเสียเท่านี้ก็น่าจะเพียงพอในการตัดสินใจเดินหน้าต่อนะครับ ^^ ถ้าคุณอยากรู้ว่าทำอย่างไรต่อเลื่อนลงไปอ่านได้เลยครับผมมีภาพวิธีการใช้งาน LINE@ มาให้ทุกคนได้ดูกัน
สำหรับวิธีการสมัครและใช้งานนั้นไม่ยากเลยครับ…^_^
โดยเริ่มต้นจากการไปโหลด App LINE@ กันที่ลิ้งค์ด้านล่างได้เลยครับ
Play Store http://goo.gl/PpQ0zm
App Store http://goo.gl/bwIXyY
For PC (สมัครได้เลยไม่ต้องโหลด) http://goo.gl/d5yz03
หลังจากโหลดเสร็จก็สมัครเสร็จก็ล๊อกอินเข้าใช้งานครับ ถ้าในเครื่องคุณใช้ LINE อยู่แล้ว
ก็กดที่ปุ่มสีเขียวด้านบน และกดยอมรับข้อตกลงด้านในก็เสร็จแล้วครับ
สมัครเสร็จบัญชี LINE@ เสร็จแล้วครับง่ายไหมเอ่ย ^^
ต่อจากนั้นให้กดที่เครื่องหมาย + เพื่อสร้างโปรไฟล์ใหม่ไว้สำหรับใช้เป็น Internal Communication Channel สามารถสร้างได้ถึง 100 โปรไฟล์ต่อ 1 บัญชี LINE@ ตัวอย่างครั้งนี้ผมจะสร้างโปรไฟล์ LDW Family ครับ ไปดูกันเลย
ได้โปรไฟล์มาแล้ว เราต้องส่งลิ้งค์ไปให้พนักงานทุกคนในองค์กรโดยการกดเลือกที่ “บอกเพื่อน” จะมีหลายวิธีในการส่งเชิญเพื่อนในตัวอย่างผมเลือกเชิญด้วยวิธีส่งลิ้งไปให้ (เทคนิคในการทำให้พนักงานทุกคนเพิ่มเพื่อนได้ง่ายและเร็วผมแนะนำให้ส่งให้หัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ แล้วเค้าจะส่งต่อกันในทีมจะทำให้เราไม่เหนื่อยเชิญทุกคน) คนที่เพิ่มเพื่อนเราจะได้รับข้อความอัตโนมัติดังภาพ
หลังจากมีการเพิ่มเพื่อนมาแล้ว เราจะยังไม่เห็นอะไรเกิดขึ้นในหน้าโปรไฟล์ของเรา จนกว่าเค้าจะแชทมาหาเรา เราถึงจะเริ่มทำการสื่อสารแบบที่ 1 ได้นั่นคือ “การแชทส่วนบุคคล” ที่แชทได้ไม่อั้น ส่งได้ทั้งรูปภาพ วิดีโอ เหมือนในไลน์ปกติดังภาพครับ
ต่อกันที่การสื่อสารแบบที่ 2 นั่นคือ “การโพสไทมไลน์” ซึ่งใช้งานเหมือนไลน์ปกติทั่วไป และในกรณีนี้สามารถเลือกปิด เปิด การกดไลค์ กดแชร์ คอมเม้นได้ด้วยดังภาพ (กรณีใครที่ไม่อยากให้คนนอกองค์กรมาเผลอเพิ่มเพื่อนเราควรเลือก ปิดการกดไลค์ คอมเม้นไว้นะครับ)
และการสื่อสารแบบที่ 3 แบบสุดท้ายที่สำคัญและอยากให้ทุกคนใช้กันก็คือ “Broadcast” ซึ่งจะทำให้เราสามารถส่งข้อความหรือรูปภาพไปให้สมาชิกทุกคนที่เพิ่มเพื่อนเราได้ทุกคน ด้วยการส่งเพียงครั้งเดียว แถมยังตั้งเวลาส่งล่วงหน้าก็ได้ด้วยครับ ^^ เหมาะกับการใช้แจ้งข่าว แจ้งเตือนภัย จัดกิจกรรม Engagement ^^ โดยการเลือกที่ “บรอดแคสต์” > แก้ไขข้อความ > เขียนข้อความใหม่
จากนั้นเขียนข้อความ หรือแนบรูปภาพที่ต้องการลงไป และกด “ส่ง” และกด “เสร็จ” จะกลับไปที่หน้าเดิม เพื่อให้เราเลือกว่าจะตั้งเวลาส่งข้อความล่วงหน้า(กรณีส่งทันทีไม่ต้องตั้งก็ได้) ถ้ามั่นใจแล้วก็กดส่งข้อความได้เลยครับ ข้อความก็จะไปโชว์ที่ไลน์ของสมาชิกทุกคนที่มีเราเป็นเพื่อนตามเวลาที่เราตั้งไว้ครับ ^^
นอกจากนี้เรายังสามารถเข้าใช้ LINE@ สำหรับ PC เพื่อใช้จัดการข้อมูลต่างได้ได้ง่ายขึ้น ด้วยการเข้าไป Log in ที่ http://goo.gl/WxjajN จะสามารถดูสถิติต่างๆและดาวน์โหลดออกมาได้ซึ่งจะทำให้เราสามารถวัดผลในการจัดกิจกรรมต่าง ๆ ผ่าน LINE@ ได้แม่นยำมากยิ่งขึ้นครับ โดยหน้าจอจัดการจะมีหน้าตาแบบนี้ครับ ^^
เสร็จเรียบร้อยแล้วครับสำหรับการรู้จักและเรียนรู้การสร้าง Internal Communication อย่างง่ายได้ด้วย LINE@
ไม่ยากเลยใช่ไหมครับถ้าคุณพร้อมแล้วก็ไปโหลดกันได้เลย
Play Store http://goo.gl/PpQ0zm
App Store http://goo.gl/bwIXyY
For PC (สมัครได้เลยไม่ต้องโหลด) http://goo.gl/d5yz03
ก่อนจากกันวันนี้ผมอยากบอกกับทุกคนว่า “ในปัจจุบันแอปพลิเคชั่นออนไลน์ต่างๆนั้นเกิดขึ้นใหม่ ๆ มากมาย มีส่วนช่วยให้การดำเนินธุรกิจหรือการทำงานของเรา สะดวก รวดเร็ว ง่าย มีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดต้นทุนได้อีกด้วย” ผมจึงอยากให้ทุกท่านที่ได้มาอ่านบทความนี้ ไม่ว่าจะเป็น เจ้าของธุรกิจ ผู้บริหาร หรือพนักงาน ได้ลองมองกระบวนการทำงานว่ามีสิ่งไหนที่จะตัดทอน ปรับเปลี่ยนหรือหาแอปพลิเคชั่นออนไลน์ เข้าไปช่วยให้ง่ายขึ้นได้บ้าง… แล้วธุรกิจคุณจะเดินเร็วขึ้นกว่าเดิมแน่นอนครับ ^_^
ขอขอบคุณทุกท่านที่อ่านจนจบ แล้วกลับมาพบกับเทคนิคความรู้ในการดำเนินธุรกิจใหม่ ๆ ได้ที่ www.leaderwings.co กันอีกนะครับ สำหรับวันนี้ สวัสดีครับ ^^
มาเป็นเพื่อนกับ LEADER WINGS ได้ที่นี่นะครับ >>> 
