สิ่งที่ผู้ประกอบการหรือนักธุรกิจควรมีนอกจากการเลือกทำในสิ่งที่รักและสิ่งที่ใช่ ก็คือ “ความรู้เกี่ยวกับการจัดทำบัญชีพื้นฐาน”
ไม่ว่าธุรกิจนั้น ๆ จะดำเนินการในรูปของห้างหุ้นส่วน บริษัทจำกัด หรือเป็นธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่เรียกว่าธุรกิจ SME
และกิจการเจ้าของคนเดียวที่ไม่จำเป็นต้องวางระบบหรือมีรูปแบบการจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชี
การจัดทำบัญชีมีความสำคัญและจำเป็นสำหรับกิจการทุกประเภท แต่ปัญหาของผู้ประกอบการและผู้บริหารส่วนหนึ่งก็คือ ไม่เข้าใจหลักการบัญชีพื้นฐาน ทำให้ไม่ทราบตัวเลขหรือข้อมูลของธุรกิจ โดยเฉพาะร้านค้าทั่วไปที่เป็นกิจการเจ้าของคนเดียว
นอกจากไม่เข้าใจแล้ว ยังไม่ให้ความสำคัญกับการจัดทำบัญชีเบื้องต้น ทำให้ไม่ทราบต้นทุนสินค้า ผลกำไรขาดทุน ควบคุมยอดรายรับรายจ่ายไม่ได้ และไม่แยกเงินสดของกิจการออกจากเงินสดส่วนตัว จนบางครั้งทำให้ขาดสภาพคล่องไม่มีเงินสดหมุนเวียน เนื่องจากนำเงินไปใช้ผิดประเภท
3 บัญชีพื้นฐานที่ผู้ประกอบการควรรู้
ระบบบัญชีถูกมองว่าเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เพราะเกี่ยวกับตัวเลขและมีรูปแบบหรือแบบฟอร์มสำหรับบันทึกรายการที่อาจดูเป็นทางการ
แต่ในทางปฏิบัติ การจัดทำบัญชีพื้นฐานเป็นเรื่องที่ไม่ซับซ้อน เพียงนำรายการที่เกิดขึ้นระหว่างวันบันทึกลงในรายการตามหลักบัญชี โดยปรับประยุกต์แบบฟอร์มให้เหมาะกับกิจการหรือเป็นการจัดทำบัญชีแบบง่าย ๆ ตามความเข้าใจของผู้จัดทำในกรณีที่เป็นกิจการเข้าของคนเดียว
โดยทั่วไปหลักการบัญชีที่กิจการจะต้องจัดทำมีอยู่ 3 ประเภท ได้แก่
1.บัญชีรายวันทั่วไป
คือ การบันทึกแต่ละรายการที่มีความเคลื่อนไหวในแต่ละวัน เป็นการรวบรวมทุกประเภททุกรายการเพื่อให้ทราบข้อมูลว่ามีรายการใดเกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น มีรายได้จากการขายสินค้า หรือค่าใช้จ่ายใด ๆ เกิดขึ้นบ้าง โดยตีตารางระบุเป็นปริมาณและจำนวนเงิน
ตัวอย่างเช่น วันที่ 1 มกราคา 2559 ขายเก้าอี้นวดไฟฟ้า จำนวน 5 ตัว ราคาตัวละ 5,000 บาท เป็นจำนวนเงิน 25,000 บาท ซึ่งรายละเอียดที่บันทึกในสมุดรายวันทั่วไป หากมีการจัดทำบัญชีอย่างละเอียดและเป็นระบบ จะต้องนำข้อมูลแต่ละวัน แต่ละประเภทไปลงในบัญชีแยกประเภทเพื่อให้ทราบผลรวมทั้งปริมาณและจำนวนเงินต่อไป
ตามหลักสมุดบัญชีรายวันทั่วไปแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ บัญชีรายวันเฉพาะและสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันเฉพาะใช้บันทึกรายการใดรายการหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย สมุดรายวันเงินสด และอื่น ๆ
ส่วนสมุดรายวันทั่วไป หากกิจการนั้นมีการบันทึกสมุดรายวันเฉพาะ มันก็จะมีไว้เพื่อบันทึกรายการที่ไม่สามารถลงในสมุดรายวันเฉพาะได้ หรือใช้สมุดรายวันทั่วไปบันทึกทุกรายการ แทนสมุดรายวันเฉพาะก็ได้
สำหรับกิจการเจ้าของคนเดียวหรือกิจการหนึ่ง ๆ อาจลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปเพียงเล่มเดียวก็ได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจและตัวผู้ประกอบการเอง
ตัวอย่างการบันทึกบัญชีสมุดรายวันทั่วไป
สมุดรายวันทั่วไป
บริษัท ภัทราพรรุ่งเรือง จำกัด
ยอดแสดงรายรับถูกบันทึกไว้ที่ช่อง เดบิต (Debit) หรือ Dr คือการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์ (เงินสด) การลดลงของหนี้สิน และการลดลงของส่วนของเจ้าของ (ทุน)จากตัวอย่างการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
ส่วนค่าใช้จ่ายหรือหรือส่วนที่จ่ายออกไปอย่างเช่นเงินฝากธนาคารจะถูกบันทึกไว้ที่ เครดิต (Credit) หรือ Cr คือ การลดลงของสินทรัพย์ (เงินสด) การเพิ่มขึ้นของหนี้สิน และการเพิ่มขึ้นของส่วนของเจ้าของ (ทุน)
- ช่องเลขที่บัญชี หมายถึงหน้าสมุดที่จดบันทึกแยกเป็นประเภท เช่น รายการขายเก้าอี้นวดไฟฟ้าบันทึกไว้ที่หน้า 15 ค่าขนส่ง บันทึกไว้ที่หน้า 30 และรายการเงินฝากธนาคารบันทึกไว้หน้า 5 เมื่อมีรายการเกิดขึ้นในวันถัดไปก็นำรายการไปบันทึกไว้ในสมุดแยกประเภทเพิ่มขึ้น ซึ่งจะทำให้ผู้ประกอบการทราบยอดรวมของบัญชีแต่ละประเภท
- กรณีต้องการทราบเงินสดในมือ เพียงนำยอดรวมด้านเดบิต แล้วหักด้วยด้วยยอดรวมด้านเครดิต ก็จะทำให้ผู้ประกอบการทราบเงินสดของกิจการที่คงเหลือในแต่ละวันได้
ดังนั้นจะเห็นว่าการบันทึกบัญชีรายวันเพียงเล่มเดียว สามารถทราบข้อมูลหรือรายละเอียดต่าง ๆ ของ กิจการได้ในหลาย ๆ ด้าน
2. บัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภท หมายถึงบัญชีที่บันทึกรายการต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นไว้เป็นหมวดหมู่ โดยนำข้อมูลหรือ ตัวเลขมาจากการลงบัญชีในสมุดรายวันทั่วไป
เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีเงินฝากธนาคาร และอื่น ๆ ประโยชน์เพื่อให้ทราบยอดคงเหลือ
บัญชีแยกประเภททั่วไปมี 2 แบบได้แก่ แบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (แบบมาตรฐาน) และแบบบัญชีแยกประเภทย่อย ซึ่งเป็นแบบที่ผู้เขียนนำมายกตัวอย่างในบทความนี้
ตัวอย่างบัญชีแยกประเภทและการบันทึกบัญชี
บริษัท ภัทราพรรุ่งเรือง จำกัด
บัญชีแยกประเภททั่วไป ประเภทบัญชี เงินสด
หน้า 1
จากการลงบันทึกในบัญชีรายวันทั่วไป ทำให้มีบัญชีแยกประเภททั้งหมด 4 บัญชี ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีขายเก้าอี้นวดไฟฟ้า บัญชีค่าขนส่ง และบัญชีเงินฝากธนาคาร
จากตัวอย่าง เป็นการบันทึกบัญชีเงินสดเพียงบัญชีเดียว เพื่อยกตัวอย่างให้ผู้ประกอบการมองเห็นภาพและทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น
3.บัญชีสินค้า
บัญชีสินค้าหมายถึงการบันทึกบัญชีเพื่อแสดงการเคลื่อนไหวของจำนวนสินค้าแต่ละชนิด หรืออาจเรียกให้เข้าใจว่า บัญชีคุมสินค้า ทะเบียนสินค้า เพื่อให้ทราบว่าสินค้าแต่ละชนิดแต่ละประเภทมีปริมาณรับเข้ามาขายออกไป และมียอดคงเหลือเท่าใด ตามหลักบัญชียอดที่แสดงในบัญชีสินค้าจะแสดงมูลค่าต่อหน่วยหรือมูลค่ารวมก็ได้
สำหรับบัญชีกิจการเจ้าของคนเดียวเพื่อความสะดวกและทำให้ทราบจำนวนสินค้าคงเหลือรวมทั้งมูลค่าทั้งหมด ในบัญชีควรแสดงไว้ทั้งสองยอดได้แก่จำนวนสินค้าคงเหลือและมูลค่ารวมของสินค้า
บทสรุป
บัญชีรายวันทั่วไป บัญชีแยกประเภท และบัญชีสินค้า คือ 3 บัญชีพื้นฐานที่ผู้ประกอบการควรเรียนรู้ก่อนเริ่มต้นทำธุรกิจ เพราะไม่เพียงทำให้ทราบฐานะทางการเงินของกิจการเท่านั้น แต่ข้อมูลที่ได้จากการทำบัญชียังมีผลต่อการบริหารในหลาย ๆ ด้าน
ปัญหาสำหรับผู้ประกอบการในการจัดทำบัญชีส่วนหนึ่งมองว่าเป็นความยุ่งยาก แต่หากศึกษาจริง ๆ จะพบว่ารูปแบบการจัดทำบัญชีสามารถนำมาปรับประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับธุรกิจนั้น ๆ ได้
หลักการบันทึกบัญชีที่นำมาเป็นตัวอย่างก็เป็นการประยุกต์แบบง่าย ๆ ที่ไม่ใช่รูปแบบตามมาตรฐานการบัญชี ซึ่งเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือกิจการเจ้าของคนเดียวที่สามารถศึกษาและบันทึกบัญชีได้ด้วยตนเอง
