ปัญหาของผู้ประกอบการที่เกิดขึ้นได้เสมอ ๆ ก็คือ “การบริหารธุรกิจแล้วประสบกับภาวะขาดทุน”
เมื่อธุรกิจไม่มีผลกำไรก็ไม่ได้หมายความว่ากิจการนั้น ๆ จะต้องล้มเหลวหรือล้มเลิกไป หากผู้ประกอบการมองเห็นปัญหาก็สามารถนำมาวิเคราะห์หาข้อบกพร่องแล้วปรับแก้ เพราะกิจการที่ประสบกับภาวะขาดทุนสาเหตุใหญ่ ๆ เกิดจาก “มีรายรับไม่เพียงพอสำหรับเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละเดือน”
ในทางตรงกันข้าม หากธุรกิจหรือกิจการดำเนินไปได้ด้วยดี สินค้าและบริการเข้าถึงกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย มีการขยายฐานลูกค้าใหม่ ๆ และได้รับส่วนแบ่งด้านการตลาดจนทำให้ธุรกิจมีความเคลื่อนไหวอย่างต่อเนื่อง แต่กลับได้รับผลกำไรต่ำกว่าเป้าหมายที่วางไว้ นั่นคือปัญหาใหญ่ที่เรียกว่า
“บริหารกิจการขาดทุนกำไร”
และที่สำคัญยังเป็นปัญหาความผิดปกติของกิจการที่พบได้ล่าช้า โดยเฉพาะกิจการที่ไม่มีการจัดทำบัญชี เพราะไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลทางตัวเลขได้
และนี่คือ 5 รอยรั่ว ที่เป็นสาเหตุสำคัญทำให้ผู้ประกอบการส่วนหนึ่งบริหารกิจการแล้วไม่ได้รับผลกำไรตามที่ควรจะเป็น
1. กิจการไม่มีการวางระบบบัญชี
ความผิดพลาดของผู้ประกอบการในกรณีบริหารธุรกิจประสบความสำเร็จ แต่ผลกำไรที่ได้รับต่ำกว่าเป้าหมาย ส่วนใหญ่เป็นกิจการเจ้าของคนเดียวที่ไม่ได้จัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายของกิจการเอาไว้
ถึงแม้จะเป็นกิจการเล็ก ๆ ก็จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการจัดทำบัญชีหรือบันทึกบัญชีแบบง่าย ๆ ตามความเข้าใจของผู้ประกอบการ เพราะบัญชีคือแหล่งข้อมูลของธุรกิจตัวเลขต่าง ๆ จะแสดงให้เห็นถึงความเป็นไปของกิจการ และเมื่อปรากฏข้อบกพร่องก็สามารถควบคุมหรือแก้ไขได้ทันที
การจัดทำบัญชีช่วยให้ผู้ประกอบการคำนวณต้นทุนสินค้าได้ถูกต้อง ข้อผิดพลาดหรือจุดบกพร่องของต้นทุนที่เสียไปกับผลตอบแทนที่กิจการจะได้รับกลับคืนมา ก็คือ การคำนวณต้นทุนผิดพลาดส่งผลให้กิจการต้องขายสินค้าราคาทุนหรือได้รับผลตอบแทนไม่คุ้มค่า ปัญหาในข้อนี้ถือเป็นรอยรั่วที่ต้องเร่งแก้ไข
2.บันทึกบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน
กิจการที่มีการวางระบบบัญชี และบันทึกบัญชีรายรับรายจ่าย บัญชีเงินสด บัญชีแยกประเภท หรือบัญชีอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อกิจการอยู่แล้ว ก็ยังมีรอยรั่วทำให้การบริหารกิจการขาดทุนกำไรหรือได้รับผลตอบแทนไม่คุ้มค่าได้
หากการบันทึกบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน ไม่มีการจัดทำบัญชีอย่างสม่ำเสมอ ข้อมูลตัวเลขที่ได้มีความคลาดเคลื่อน ก็ส่งผลให้การบริหารผิดพลาดตามไปด้วย
3.จัดส่งสินค้าผิดพลาดบ่อย ๆ
ปัญหาความผิดพลาดในการจัดส่งสินค้า ทำให้มีสินค้าตกค้างและไม่สามารถจำหน่ายออกไปในราคาปกติได้ ถึงแม้กิจการจะไม่ประสบกับปัญหาขาดทุนและยังมีผลกำไรอย่างต่อเนื่อง ก็ยังถือว่าเป็นรอยรั่วที่ต้องได้รับการแก้ไขเพราะทำให้ธุรกิจขาดทุนกำไร หากไม่เกิดข้อผิดพลาดสินค้าเหล่านั้นก็จะกลายเป็นผลกำไรของกิจการ
แนวทางแก้ไขนอกจากตรวจสอบและมีความระมัดระวังในการจัดส่งสินค้าให้มากขึ้น สินค้าที่ตกค้างยังต้องเร่งขายออกไปเพื่อให้ได้เงินสดเข้ามาแทน และสินค้าที่ตกค้างจากการจัดส่งผิดพลาด ไม่ว่าจะขายต่ำกว่าทุนหรือขายได้ผลกำไร ก็ถือว่าเป็นกำไรของกิจการทั้งหมด
4.ไม่แยกบัญชีเงินส่วนตัวและเงินของกิจการ
เจ้าของกิจการที่ไม่แยกเงินส่วนตัวออกจากเงินของกิจการอย่างชัดเจน “จะทราบได้อย่างไรว่ากิจการมีกำไร”
เพราะอาจนำเงินรายได้ของกิจการไปใช้จ่ายส่วนตัว หรือนำเงินส่วนตัวซึ่งถือว่าเป็นเงินทุนเข้ามาเป็นรายได้ของกิจการ
แนวคิดในการอุดรอยรั่วของปัญหาในข้อนี้ ผู้ประกอบการต้องแยกบัญชีระหว่างเงินส่วนและเงินของกิจการออกจากกัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการเห็นภาพอย่างชัดเจนว่าส่วนไหนคือรายได้หรือผลกำไรของกิจการ และทำให้รู้ว่าผลกำไรที่ได้รับนั้นคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่
5.ไม่มีการตรวจนับสินค้า
การตรวจนับสินค้ามีความสำคัญ เพราะหากไม่มีการตรวจนับสินค้าผู้ประกอบการจะไม่สามารถรับรู้ได้เลยว่า สินค้าชนิดไหนประเภทใดเป็นสินค้าที่ขายดี และสินค้าชนิดใดขายไม่ดี หรือเป็นสินค้าตกค้าง
การมีสินค้าตกค้างเงินสดและผลกำไรส่วนหนึ่งจมอยู่กับสินค้าเหล่านั้น เมื่อมีการตรวจนับสินค้าและพบว่ามีสินค้าขายไม่ดีตกค้างอยู่ ก็จะเป็นข้อมูลให้ผู้ประกอบการวางแผนระบายสินค้านั้นออกไป เงินที่จมอยู่กับของที่ขายได้น้อยก็จะกลับเข้ามาเป็นเงินหมุนเวียนทำให้ได้รับผลกำไรเพิ่มมากขึ้น
สรุป
การบริหารธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ ผู้ประกอบการที่มีความสามารถจะพิจารณาถึงลักษณะของต้นทุนที่สูญเสียไปกับผลกำไรที่กิจการจะได้รับกลับคืนมาว่า มีความคุ้มค่ามากน้อยเพียงใด กิจการที่ประสบความสำเร็จได้รับผลกำไรอย่างต่อเนื่องแต่ความคุ้มค่าอาจมีน้อย เพราะมีรอยรั่วทำให้กำไรที่ควรจะได้รับนั้นลดน้อยลง
หากผู้ประกอบการอุดรอยรั่วทั้ง 5 ข้อที่กล่าวมาได้ก็สามารถบริหารกิจการให้มีกำไรทวีคูณได้เช่นกัน
