3 ขั้นตอน ในการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ ด้วย Google Form

Startup Stock Photos

Image credit : pexel.com

การสำรวจความคิดเห็นเป็นสิ่งหนึ่งที่สำคัญในการทำงานหรือการประกอบธุรกิจ โดยหลักแล้วผู้ทำจะต้องการข้อมูลมาเพื่อใช้วิเคราะห์หาแนวทางการพัฒนาและแก้ปัญหาต่อ โดยส่วนใหญ่เรามักจะใช้การสอบถามในกระดาษ และนำข้อมูลมากรอกลงในโปรแกรม Excel

จากนั้นคำนวนวิเคราะห์ แล้วสรุปออกมาเป็นกราฟรูปแบบต่างๆ เพื่อเสนอที่ประชุมหรือทีมงานต่อไป ซึ่งจากประสบการณ์ของผมแล้ว วิธีนี้ใช้เวลานานมาก วันนี้ผมจึงจะนำเทคนิคดีๆ ที่ผมใช้จัดการเรื่องนี้มาเล่าให้ทุกท่านได้อ่านกันครับ และผมมั่นใจมากครับว่า ถ้าท่านได้นำไปใช้จะช่วยลดเวลาการทำงานได้มากกว่าเดิม 80% มีเวลาเหลือไปทำอย่างอื่นที่สำคัญต่อได้ครับ

3 ขั้นตอน ในการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ ด้วย Google Form

1.สร้าง (Create)
นำคำถามต่างๆ ที่คุณต้องการจะสำรวจความคิดเห็น ไปสร้างฟอร์มออนไลน์ ที่ Google Form โดยใช้บัญชี Gmail เพื่อสร้างแบบฟอร์ม (หากใครยังไม่ได้ใช้ Gmail ผมแนะนำว่าไปสมัครเลยนะครับผม ^^ เพราะเครื่องมือที่ Google ให้เรามาใช้นั้นช่วยให้การทำงานของเราง่ายขึ้นมาก ๆ)

และนี่ก็คือหน้าตาของเจ้า Google form ครับ

gg form1

การสร้างฟอร์มก็ง่ายแสนง่ายครับ เพียงแค่คลิกส่วนที่ต้องการแก้ไขแล้วก็เปลี่ยนเป็นคำถามของเราได้เลย  ซึ่งตัวเลือกในการจะให้ผู้ถูกสำรวจได้ตอบกลับ ก็มีหลายรูปแบบให้เราได้เลือกตามความเหมาะสมครับ อีกทั้งยังสามารถเลือกเพิ่มภาพ เพิ่มวิดีโอลงไปในแบบฟอร์มได้ด้วย (ตรงไอคอนด้านขวามือ)

gg form2

เอาละครับ ลองสร้างฟอร์มของตัวเองขึ้นมาตอนนี้เลยครับ เราจะได้ไปสเตปต่อไปพร้อมๆ กัน    สร้างฟอร์มที่ Google Form

 

2.ส่ง (Send)
หลังจากที่เราสร้างฟอร์มเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาที่เราจะต้องส่งแบบฟอร์มนี้ไปให้ผู้ที่เราต้องการจะสอบถามกันแล้วหล่ะครับ ซึ่งวิธีที่จะส่งให้ก็ไม่ยากเช่นกัน เพียงแค่คลิกคำว่า “ส่ง” ด้านมุมขวาบน ปุ่มสีขาวๆ (บอกซะละเอียด) ก็จะมีหน้าต่างส่งฟอร์มเด้งขึ้นมาแบบนี้ครับ

gg4

ซึ่งฟอร์มนี้สามารถส่งได้หลายรูปแบบ ทั้งส่งอีเมลโดยตรง ,ส่งลิ้ง และนำไปฝังไว้ที่เว็บไซต์  ในกรณีนี้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ครับ แต่ผมแนะนำให้ ส่งลิ้งค์ครับ ส่วนตัวรู้สึกว่าสะดวกกว่า ^^

และเมื่อเราได้ลิ้งมามันจะยาวมาก เราสามารถย่อลิ้งได้ ดังภาพด้านบน

แต่ทุกๆครั้งที่ผมใช้ผมจะนำลิ้งไปย่อที่ Bit.ly เพราะเราสามารถเปลี่ยนคำให้จำง่ายได้ เช่นตัวอย่างนี้ครับ  http://bit.ly/Leaderwings

จะสังเกตุว่าจำง่ายกว่า ทำให้ตอนพิมพ์หาก็ง่ายครับ ^^ และสามารถดูสถิติได้ด้วย ว่ามีคนคลิกแล้วกี่คนเวลาไหนบ้าง (โดยการจะเปลี่ยนชื่อลิ้งได้ต้องสมัครสมาชิกกับ bit.ly ก่อนนะครับ ซึ่งง่ายและฟรีครับ)

เอาหล่ะเมื่อเราได้ลิ้งมาแล้วก็ต้องส่งให้ผู้ที่เราต้องการจะสอบถามซักที ซึ่งวิธีประจำที่ผมทำในกรณีที่ทุกคนอยู่ในที่เดียวกัน เช่นห้องประชุม ห้องอบรม หรือห้องสัมมนา  ผมจะใช้วิธีเอาลิ้งขึ้นจอโปรเจคเตอร์  พร้อมกับสะกดให้ฟัง 555 ซึ่งเป็นวิธีที่ผมคิดว่าง่ายและได้ผลดีมาก ^^ ยิ่งเราไปแปลงลิ้งให้จำง่าย ก็ยิ่งง่ายครับเพราะแค่ฟังก็หาลิ้งเจอแล้ว

ส่วนอีกกรณีคือ ทุกคนที่เราจะสอบถามไม่ได้อยู่ในที่เดียวกัน ยกตัวอย่างเช่นเคสนี้ การสำรวจความพึงพอใจพนักงาน 160 สาขาทั่วประเทศ ซึ่งพนักงานเหล่านี้ไม่มี email ทุกคน ผมจะใช้วิธีนี้ครับ คือ ส่งลิ้งให้กับหัวหน้าฝ่ายต่างๆ ผ่านทางไลน์ (เนื่องจากผมประเมินแล้วว่ามีกันแทบทุกคน) แล้วให้ส่งต่อให้ลูกน้องเป็นทอด ๆ เป็นต้นครับ

แต่ปัญหาก็มีนะครับ เช่น บางคนอินเตอร์เน็ตช้า/บางคนไม่มี smartphone  หลักๆมีแค่ 2 เรื่องนี้ครับ และเท่าที่สังเกตุมีไม่ถึง 10% ซึ่งผมใช้วิธีแก้ง่ายๆ ครับ คือ ให้ไปต่อคิวขอยืมมือถือของคนที่ทำแบบฟอร์มเสร็จแล้วเท่านั้นเองครับ ^^

โดยระหว่างที่ทุกคนกำลังทำแบบฟอร์ม เราก็สามารถเข้าไปดู ข้อมูลการตอบกลับแบบ Realtime ได้ที่ ” การตอบกลับ ” ดังรูปเลยครับ

gg5

ซึ่งจะมีรายงานเป็น infographic และข้อความครับ ^^ ซึ่งสามารถดูแบบละเอียดผ่าน Google Spreadsheet (คล้ายๆ Excel) โดยคลิกที่ icon สีเขียวๆ ได้เลยครับ ^^

พอคลิกเข้ามาจะพบ Sheet หน้าตาแบบนี้ครับ  (ตัวอย่างจริงของการสำรวจความพึงพอใจนักเรียนที่เข้าอบรม)

gg6

ไปดูสเตปต่อไปกันดีกว่าว่าได้ข้อมูลมาแล้วเอาไปทำยังไงต่อ

 

3.รายงาน (Report)
ได้ข้อมูลมาแล้วก็ถึงเวลาที่เราจะต้องทำรายงานผลแล้วครับซึ่งทาง Google เองก็มีเครื่องมือช่วยอีกแล้วครับนั่นคือ คำว่า “สำรวจ” ที่อยู่มุมขวาของจอครับ เมื่อคลิกจะพบกับหน้าตาแบบนี้  โดยหลักการทำงานของมันก็คือ เมื่อคลิกไปที่คอลัมไหน มันก็จะทำภาพ infographic มาให้เราลากออกไปใช้ประกอบการรายงานได้เลยครับผม

gg8

หากใครต้องการที่จะใส่สูตรหาค่าเฉลี่ยต่างๆ ก็ทำได้ง่ายๆเหมือนใน Excel เลยครับ เพราะมีฟังค์ชั่น จำเป็นๆ ไว้เพียบ  (สำหรับมือโปร Excel ดูฟังค์ชั่นที่นี่ )
แต่พื้นฐานหลักก็น่าจะเป็น Average การหาค่าเฉลี่ยซึ่งอยู่ใน icon ซิกม่าครับ

gg9

ยังไม่จบเท่านี้ครับ  เราสามารถส่งรายงานนี้ได้ด้วยการแชร์ให้ผู้เกี่ยวข้องเข้ามาดูได้ด้วยนะครับ โดยไปคลิกที่  “ไฟล์” แล้วก็ “แชร์” ก็จะเจอหน้านี้ครับ

gg11

หรือใครอยากจะพิมพ์ก็พิมพ์ได้เช่นกันครับโดยไปที่ “ไฟล์” แล้วก็ “พิมพ์” เพื่อเลือกพิมพ์ข้อมูลตามที่ต้องการได้เลย

gg12โดยข้อมูลไฟล์นี้จะถูกจัดเก็บอยู่ใน Google Drive ซึ่งเราสามารถที่จะเข้ามาดูแก้ไขหรือโยกย้ายได้ในภายหลังครับผม ^^

เสร็จแล้วครับสำหรับขั้นตอนการทำแบบสอบถามออนไลน์ ฉบับองค์กร อาจจะดูยาวไปซักหน่อย เพราะผมอยากอธิบายให้ละเอียดหน่ะครับ ทำจริงๆ แค่ 5-10 นาที ก็เสร็จทั้งกระบวนการแล้วครับผม ^^ ผมเขียนเรื่องนี้เพื่อที่อยากจะให้ทุกท่านที่ได้เข้ามาอ่านบทความนี้จนจบได้ลองนำเอาไปประยุกต์ใช้กับการทำงานของทุกคน เพราะเวลาของเรามีค่า เครื่องมือออนไลน์อะไรที่มันช่วยให้เราทำงานง่าย เร็ว และสะดวกขึ้นก็ควรจะนำมาปรับใช้ครับ ^^

ก่อนจากกันรบกวนเข้าไปตอบแบบสอบถามนี้ ของผมหน่อยนะครับ ^^ >>> http://bit.ly/Quest_2016
แล้วครั้งหน้าผมจะนำเทคนิคการใช้เครื่องมือออนไลน์ดี ๆ มาฝากทุกท่านอีกนะครับ สวัสดีครับ ^_^

กลยุทธ์การตลาดออนไลน์ เทคนิค Online Marketing 2017
Login/Register access is temporary disabled