ทดลองทำทันทีกับ 5 วิธีใช้เวลาให้กลายเป็นผู้นำ

clock_work-wallpaper-1366x768
เคยสงสัยหรือไม่ว่า ทำไมผลลัพธ์ในการใช้ชีวิตแต่ละวันของแต่ละคนต่างกันทั้งที่มีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน?

ก็เพราะคนเรามี ‘วิธีการบริหารเวลาที่ไม่เหมือนกัน’ ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญที่ทำให้บางคนประสบความสำเร็จ บางคนล้มเหลว บางคนมีเวลาเหลือเฟือที่จะสร้างความสุขให้กับตัวเอง ในขณะที่บางคนไม่เหลือแม้แต่เวลาจะพักผ่อนหรือดูแลสุขภาพ

เวลา’ เป็นสิ่งที่มีค่าอย่างประมาณไม่ได้ การใช้สอยเวลาให้มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการสำคัญเส้นทางของ มนุษย์ที่มีประสิทธิภาพสูง และนี่คือ 5 วิธีใช้เวลาให้กลายเป็นผู้นำ ที่คุณสามารถนำไปเริ่มทำทันที ไม่ว่าจะเป็น คนรับจ้างอิสระ พนักงานบริษัท และผู้บริหาร

1. วางแผนงานล่วงหน้า กำหนดเวลาให้คุ้มค่าที่สุด

วัตถุประสงค์ของการการบริหารเวลาคือ เพื่อให้เราสามารถทำภารกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด สำเร็จทุกหน้าที่และกิจการงานรอบตัวเจริญรุดหน้า ดังนั้นเราจึงต้องมีการเตรียมแผนงานล่วงหน้าเสมอ List แผนงานที่อยากทำ และ List หัวข้องานที่ต้องทำให้บรรลุแผน เพื่อให้เห็นภาพใหญ่ ณ ปลายทาง และรายการปลีกย่อยที่ต้องทำระหว่างทาง อันจะต่อยอดไปสู่การวางแผนกำลังคนในการทำงาน

สำหรับผม จะมีการเขียน List โครงการที่ต้องการทำทั้งปีว่ามีอะไรบ้าง การเขียนโครงช่วยให้ผมวิเคราะห์ได้ว่าโครงการไหนที่น่าจะ

1). ทำให้สำเร็จได้เร็วและผลตอบแทนสูง
2). ทำสำเร็จได้เร็วและผลตอบแทนต่ำ
3). ทำสำเร็จได้ช้าและผลตอบแทนสูง 

ทั้งนี้เพื่อที่จะเลือกโครงการที่ทำเสร็จเร็วและผลตอบแทนสูงสุดนั่นเองครับ และค่อยไล่ลำดับความสำคัญของโครงการไปตามเงื่อนไข จากที่มี List ทั้งปี ต่อมาก็ To do list รายโครงการ และ To do list รายวันว่าผมจะต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นๆ

2. ทำความเข้าใจกับงาน สานสร้างความเข้าใจกับทีม

แผนงานเสมือนแผนที่ กางไว้เพื่อให้เรารู้ทิศทางและสามารถเดินตามทางได้ แต่ระหว่างทางย่อมมีเหตุการณ์ไม่คาดฝันและอุปสรรคมากมายมาทำให้งานสะดุด จงแบ่งปันวิสัยทัศน์และภารกิจกับทีมงานเสมอว่าคุณกำลังจะทำอะไร และเพื่ออะไร เมื่อคุณและทีมงานมีความเข้าใจไปในทางเดียวกัน จัดแบ่งหน้าที่ ความรับผิดชอบ มอบหมายงานตามแผน เมื่อพบอุปสรรคหรือความท้อถอย ทุกคนจะได้ไม่หลงและไม่หลุดโฟกัสยังเป้าหมายหลัก แค่กลับมาคุยกันถึงวิธีแก้ไขเพื่อไปต่อ

ผู้นำเช่นคุณต้องติดตามงานกันอย่างสม่ำเสมอ (Follow up) เพื่ออัพเดทถึงปัญหาที่ยังไม่ได้รับการเปิดเผย (ลูกทีมอาจไม่กล้าบอก) คุณจะได้นำทีมเข้าระดมสมองแก้ไขปัญหาได้แต่เนิ่นๆ

สมัยที่ผมและผู้ร่วมก่อตั้งบริษัทยังไม่ชัดเจนในแนวทางของธุรกิจ เราจับกลุ่มลูกค้าไปหลายๆ แนวและได้รับความเสียหายกลับมา จนกระทั่งสรุปเด็ดขาดว่าจะทำ Information business ด้านสื่อการเรียนรู้ทุกที่ทุกเวลาสำหรับผู้ประกอบการ SMEs หลังจากนั้นเป็นต้นมาไม่ว่าจะเจอเหตุการณ์ที่ทำให้เสียโฟกัส เราก็ดึงสติกลับมาบนแนวทางของตัวเองได้ เมื่อใดที่สมาชิกในทีมไขว้เขว เราจะช่วยกันตบให้เข้าที่ว่า แผนของเราคืออะไร

3. จัดลำดับความสำคัญ จัดการงานนั้นๆ ให้เสร็จ

แม้มีแผนงานชัดเจนแล้วแต่ชีวิตอาจไม่เป๊ะเสมอไป ทุกสัปดาห์เราอาจจะเจองานแทรก งานซ้อนจากคนรอบตัวที่เกี่ยวข้อง และบ่อยครั้งก็เป็นภารกิจย่อยที่ปฏิเสธแบบเด็ดขาดไม่ได้ หากจะรับมาทำก็ลองประเมินการจัดหมวดหมู่งานแทรกดังนี้

1. งานมาก่อนได้ก่อน: งานเล็กๆ น้อยๆ ใช้เวลาไม่มาก แต่เข้ามาหาคุณหลายคนก็ต้องจัดเป็นคิวไปเลย

2. งานชิ้นเล็กเสร็จเร็วทำก่อน: งานที่เข้ามาแทรกแต่ทำให้เสร็จได้เร็ว เช่น 10-15 นาทีก็เสร็จให้ทำเลย คุณใช้เวลา 10-15 นาทีนั้นโฟกัสอย่างเต็มที่ให้งานจบแล้วรีบเอาไปให้พ้นทางจะได้ไม่อยู่เป็นติ่งคอยกวนใจคุณไปตลอดสัปดาห์

3. งานกำหนดส่งก่อนทำให้เสร็จก่อน: เพื่อไม่ให้ถูกรบกวนจากการตามทวงเป็นระยะๆ งานแทรกที่มีกำหนดส่งก่อนให้ทำให้เสร็จและส่งมอบไปก่อน จะได้มีสมาธิกับงานหลักไปตลอดวันที่เหลือของสัปดาห์

4. งานใช้เวลานานสุดทำให้เสร็จก่อน: งานแทรกบางอย่างก็เป็นงานชิ้นใหญ่ ใช้เวลาทำเป็นวัน งานลักษณะนี้หากไม่รีบหยิบมาทำจะกลายเป็นงานดองและพอถึงกำหนดส่งมอบจะเครียดมาก เพราะทั้งหมดกำลังใจและทำไม่ทัน – ผมยอมสละ 1 วันเต็มพักงานหลักเพื่อทำงานแทรกแนวนี้ให้เสร็จ เพื่อยกภูเขาออกจากอกก่อนกลับไปยังภารกิจหลักอย่างคล่องตัว

การกำหนดประเภทงานแทรกจะช่วยให้คุณสร้างความชัดเจนกับคนแทรกงาน และบริหารเวลากับโครงการในภาพรวมได้ – อย่ากลัวที่จะทำงานหลักและงานรองให้เสร็จก่อนกำหนด อย่ากังวลว่าเสร็จก่อนแล้วจะถูกส่งมาแก้งาน หรือแทรกงานเพิ่ม เพราะอย่างที่บอกไปว่าถ้าคุณมีแผนใหญ่และแผนย่อยที่ชัดเจน คุณสามารถเจรจากำหนดการณ์ต่างๆ กับผู้ร่วมงาน หัวหน้า และลูกค้าได้อย่างสมเหตุสมผล

4. ตื่นเช้า กินข้าวไว เตรียมร่างกายจิตใจพร้อมลุยงาน

ตื่นเช้าช่วยให้คุณมีเวลาที่จะนำไปใช้มากขึ้นจาก 24 ชั่วโมงเดิมเมื่อเทียบกับการตื่นสาย จากการสำรวจของฝั่งอเมริกา สุดยอด ซีอีโอ และนักบริหารระดับโลกล้วนเป็นกลุ่มคนที่ตื่นเช้า ได้แก่…

  • Howard Schultz, CEO Starbucks: ตื่นประมาณ 4.30 AM
  • Anna Wintour, Editor in Chief Vouge Magazine: ตื่นประมาณ 5.45 AM
  • A.G. Lafley, CEO P&G: ตื่นประมาณ 5.00 AM
  • Tim Cook, CEO Apple: ตื่นประมาณ 5.00 AM
  • Dan Akerson, CEO General Motors: ตื่นประมาณ 5.00 AM
  • Richard Branson, Founder Virgin Group: ตื่นประมาณ 5.45 AM
  • Ursula Burns, CEO Xerox: ตื่นประมาณ 5.15 AM

    จากบทความ Time Hacks 

ผู้บริหารเหล่านี้ตื่นก่อน 6 โมงเช้าเพื่อใช้เวลาในช่วงเช้ามืดไปกับการกินอาหารที่ครบหมู่ ออกกำลังกาย ฝึกจิตใจ เช็คอีเมล์ และวางแผนงาน การทำแบบนี้ก่อให้เกิดความพร้อมในการลุยงานหนักตลอดทั้งวัน และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การตื่นเช้าช่วย Warm-up ชีวิต เตรียมพร้อมสำหรับแผนในวันใหม่ รู้ตัวว่าเราจะทำอะไรในวันนั้น – ผมเคยวางแผนไว้อย่างดี แต่พอตื่นสายมันก็กระทบกันเป็น Domino สายมากขึ้น งานไม่เสร็จ เริ่มไม่สบายใจ เสียโฟกัส และปลีกย่อยอื่นๆ ก็พลอยไม่เป็นอันจะทำไปด้วย — ฝึกเริ่มต้นวันให้เร็วขึ้น เพื่อสร้างเหตุปัจจัยให้ราบรื่นให้มากที่สุดสำหรับวันนั้นๆ ครับ

5. ตรวจสอบการใช้เวลา ปรับปรุงให้คุ้มค่าอยู่เสมอ

บางคนอาจไม่ถนัดจด To do list ถ้าอย่างนั้นลองทำเป็นแผนภาพโดยการวาดนาฬิกา 1 เรือน วาดแบบวงกลมแล้วเขียนตัวเลขให้ครบ 12 นาฬิกา ขีดเส้นแบ่งเป็นช่วงเวลาที่ต้องการใช้เหมือนแบ่งพิซซ่าว่าเราทำอะไรในแต่ละ Time-frame ของวัน – อาทิ 6-7 โมงเช้า อาบน้ำ กินข้าว, 8-9 โมงเช้า ตรวจอีเมล์ 10-14 โมง ออกพบลูกค้าให้ได้ตามรายการที่วางแผนไว้

ลองทำดูเผื่อคุณอาจจะถูกใจกับการกำหนดเวลาด้วยวิธีนี้มากกว่า และประเมินผลว่าเราใช้เวลาคุ้มค่าแค่ไหน คุณอาจจะพบว่ามีเวลาเหลือมากกว่าที่คิดก็ได้ จะได้นำไปใช้พัฒนาตัวเอง หรือ ทุ่มเทกับงานบางอย่างให้ดีขึ้น หรือหากว่าเราพบว่าทำงานมากเกินไป ไม่มีเวลาพักเลย ก็หาวิธีใช้เวลาใหม่ให้มีประสิทธิภาพและมีช่องว่างสำหรับพัฒนาร่างกายและจิตใจตัวเอง

สรุป

การบริหารและทบทวนเวลาในชีวิตทำให้คุณรู้เวลามีจำกัด และมีคุณค่ามาก เราจะใช้มันอย่างไรให้สร้างมูลค่าเพิ่มสูงสุดแก่ชีวิต ดังเช่น Ingvar Kamprad ผู้ก่อตั้ง IKEA บอกไว้

[pullquote align=”full” cite=”” link=”” color=”” class=”” size=”16″]“We should all divide our lives into 10-minute units, and sacrifice as few of them as possible in meaningless activity”[/pullquote]

คุณทำอะไรได้มากมายในเวลาเพียง 10 นาที ลองแบ่งเวลาในชีวิตคุณออกเป็นหน่วยย่อย หน่วยละ 10 นาที แล้วพยายามใช้เวลาแต่ละหน่วยให้สูญเปล่าน้อยที่สุด!

Paul Kridakorn

อดีตผู้บริหารงานจัดซื้อระหว่างประเทศในอุตสาหกรรมค้าปลีก ปัจจุบันเป็นผู้ร่วมก่อตั้งบริษัท Leader Wings ประกอบธุรกิจด้านการวางระบบ Content Marketing สำหรับองค์กร รับผิดงานด้านที่ปรึกษาและการจัดการด้านการตลาดออนไลน์

More Posts

กลยุทธ์การตลาดออนไลน์ เทคนิค Online Marketing 2017
Login/Register access is temporary disabled